if関数の使い方|EXCEL関数

久々にExcel関数の質問を受けたので集計場面で使えるExcel関数の紹介カテゴリでもつくろっかな?っと思って記事を書き始めてます。

まぁ、僕はOfficeTANAKAさんのページで育ったといっても過言ではないくらい、Excelに関しては参考にさせていただきました。

いやぁ~懐かしい。10年以上前でしょうねぇ~Officeの使い方のサポートやってたのでw Word、Excel、PowerPointの使い方はそこですべて学びましたね(※教える側でしたけど、日々調べながら対応してました)

さてさて、やっぱりいまだにOfficeソフトはビジネスの現場でも利用があるようで、せっかくなのでよく使う関数を時間を見て記事投稿したいと思います。

本日はもっとも多くの場面使うif関数です。

if関数の基本構造

if関数の基本構造は上記のとおりです。 Excel関数を使うときは、セルの入力内容の開始はかならず『=(イコール)』から始まります。

『=』の直後に何の関数を使うかを書きます。 関数の中の構文は『()』で囲います。これはif関数だけじゃなく、Excel関数全体に言えますし、もっと言えば、プログラム言語でもセレクタがあって、プロパティがあって、値があるといった感じなんで、ひと塊としては似たような形になります。

プログラムの世界では似ているものと思っていただいて結構かと。

さて、カッコの中身です。 if関数は言葉であれわすと

『もし、〇〇な場合、〇〇が正しければ△△、〇〇が正しくなければ××』

という感じになります。日常に置き換えた例文だと

『もし、天気が雨の場合、雨が降ったら(正しい)傘をさす、雨が降らなかったら(正しくない)傘はささない』

ちょっと日本語が回りくどいですけど、そんな感じです。
日常で普通に考えてることを『Excel関数』というコンピュータの言葉に置き換えただけと思っていただければ幸いです。

if関数を実際に使ってみる

さてさて、それでは実際にif関数を使ってみましょう。

上記のような表があったとして、セルD4(赤色で塗りつぶしているところ)にif関数を入れます。

【条件】C列の数字が10以上だったら、不要と表示して、そうじゃなかったら要発注と表示する

果物の在庫管理の表を作るとします。 発注が必要なタイミングになったら、表示するように設定します。
発注が必要なタイミングは在庫数が1桁になった場合。
つまり、在庫を管理しているC列の数値が9以下になったら『要発注』の状態になるのでそのように表に表示しましょう!ってことです。

例のような少ないものであれば、簡単に目で見て判断がつきますが、商品点数が1000個とかになってきたら、漏れが発生しますね。
なので、Excelで在庫管理して漏れがないようにしましょう!ってところです。
もちろん、こういったものを現在ではシステム管理しているところも多くあると思いますが、いろんな集計の場面で使える例なので、応用して使ってください。

実際に入力するif関数

条件のところにある『C列が10以上だったら』のところです。

基本構文にあるように、『=if(』から始まり『=if(C4=>10,』までが条件部分ですね。 解説すると『C4セルが10以上の場合』という文章になります。

上部の数式バーに注目していただきたいのですが。
『C4が10以上の場合、正しければ『不要』と表示、正しくなければ『要発注』と表示という文章になります。

Excel関数ではテキスト(文字) を扱うときは 『”(ダブルクォーテーション)』で囲みます。
ちなみに、数字を文字として扱うときも””で囲みます。

条件、正しい場合(真,TRUE)、正しくない場合(偽,false)の項目は「,(カンマ)」で区切ります。

これでC4に足してのif関数の結果がD4に表示されますね。

あとはD列の下のセルに関数をコピーするだけです。

セルのコピー&ペーストでも自動で参照セル(C4からC5に変わる)を反映してくれますし、オートフィルを利用しても問題ありません。
数式バーの関数を文字列としてコピペすると反映されないのでご注意ください。

より分かりやすくするテクニック

より発注がいるのか?いらないのか?を視覚的にわかりやすくする方法として、条件付き書式で文字の色を変えたり、セルの塗りつぶしを変えたりすることも可能です。


集計では上部の項目にフィルタを設定して、『要発注』のリストだけを表示させることも可能です。

場面にあったEXCELの機能をうまくりようして、作業の効率化に努めましょう♪

 

まずらしくOfficeソフトの使い方の解説なんて書いてみました。 大人リソースですから、自分のナレッヂなどはこんな感じでも展開していければと思います♪

 

ご参考までにぃ~